Quản lý công văn đi đến bằng excel

Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp được áp dụng khá thông dụng bởi tính khoa học và thuận tiện. Excel là chiến thuật thay vậy cách quản lý truyền thống bằng sổ sách, giúp quy trình xử lý những vấn đề phạt sinh thuận tiện hơn

*

Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bạn dạng khoa học, hiệu quả.

Bạn đang xem: Quản lý công văn đi đến bằng excel

1. Sử dụng excel bao gồm thể làm chủ những các loại văn bạn dạng nào?

Phương pháp cai quản văn bản bằng excel thường xuyên được áp dụng cho tất cả các nhiều loại văn phiên bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao gồm 3 loại chính:

Văn phiên bản nội bộ: bao gồm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tư liệu chỉ áp dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng bên phía trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn phiên bản đến: Do những đối tượng, tổ chức phía bên ngoài doanh nghiệp gởi đến.Văn bản đi: vì chưng doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên phía ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel giúp doanh nghiệp thống trị và hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bản bao gồm:

Soạn thảo, tạo thành lập và ban hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển nhượng bàn giao và lưu chuyển văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.

2. Hướng dẫn áp dụng excel quản lý văn bản

Để có thể thực hiện quản lý văn bản trên excel, bạn có thể tham khảo công việc dưới đây:

Bước 1: xác minh và xây đắp quy trình thống trị tài liệu bằng excel

Bước đầu tiên là đề nghị xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Phụ thuộc vào sơ vật dụng này, bạn sẽ dễ dàng khẳng định được văn bản đang ở tình trạng nào, bước nào nhằm mục tiêu có phương hướng giải pháp xử lý tiếp theo.

*

Xây dựng quy trình cai quản tài liệu để sở hữu phương thức làm chủ phù hợp.

Bước 2: Phân một số loại và xác minh các danh mục cai quản tài liệu

Khâu đóng vai trò quan trọng đặc biệt tiếp theo là đề nghị thống kê những loại văn phiên bản của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn xây dựng những danh mục, đội văn phiên bản cần đảm bảo:

Thống kê vừa đủ tất cả các văn bạn dạng của doanh nghiệp, không vứt sót.Các danh mục mang ý nghĩa tổng quát cơ mà không được trùng lặp.Tên hạng mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều rất có thể nắm được và tiện lợi tìm tìm trong quy trình làm việc.

Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một trong những danh mục để làm chủ văn phiên bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, vẫn xử lý, đã xử trí xong, giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, kinh doanh,....

Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Thi Lái Xe B2 Trên Iphone, Phần Mềm Học Lái Xe Hạng B2 Cho Iphone

Bước 3: Tạo các sổ cai quản tài liệu

Mỗi sổ thống trị công văn, bạn cần tạo bên trên một sheet khác biệt để tiện quản lý. Khi có nhiệm vụ phát sinh với loại văn bạn dạng nào thì vẫn ghi sổ cho loại văn bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu quản lý mà chúng ta có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề cho cột trong bảng.

Một số chức năng có ích khi xây dựng các sổ thống trị văn bản:

Chức năng Data Validation: để tạo danh sách chọn: các loại văn bản, triệu chứng văn bản, phần tử phụ trách xử lý, nơi nhận, nơi lưu trữ,... để cấu hình thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh phần đa sai sót trong quy trình nhập thủ công dữ liệu mang tới sai kết quả tra cứu, cai quản lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi triệu chứng của văn bản. Chức năng này sẽ tự động thông báo gần như công văn đang cần xử lý để người triển khai có phương hướng cách xử trí phù hợp.

*

Ví dụ về một số danh mục theo dõi văn phiên bản tại doanh nghiệp.

Bước 4: xây dựng công thức

Mỗi một số loại văn bạn dạng đều có tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng nhằm thống tuyệt nhất giữa các phòng ban cùng để luôn tiện quản lý, tra cứu. Vì vậy, bạn cần xây dựng công thức tính tự động hóa để thống nhất cục bộ sổ quản lý:

Countif: Đếm số lượng văn bạn dạng xuất hiện tại trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng các loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng cùng ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.

3. Gồm nên cai quản văn bản bằng excel?

Sử dụng excel thống trị văn bản là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi máu kiệm giá thành và bí quyết tạo lập đối chọi giản, cập nhật số liệu dễ dàng dàng. Tuy nhiên, hiệ tượng này trường tồn nhiều vấn đề hạn chế:

Không đề nghị nhân sự nào cũng có thể có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị nhầm lẫn khi con số văn bạn dạng lớn.Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn khá nhiều thời gian khi tiến hành tạo lập sổ quản lí lý.

*

Phương pháp làm chủ văn bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng điện tử halfpeeledapple.com - làm chủ văn phiên bản thuận tiện, dễ dàng dàng

Sử dụng các chiến thuật văn phòng năng lượng điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Bề ngoài này tự khắc phục buổi tối đa những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công.

*

Quản lý văn bạn dạng đơn giản, chuyên nghiệp với halfpeeledapple.com.

Trong đó, phần mềm văn phòng điện tử halfpeeledapple.com do doanh nghiệp Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng một cách đầy đủ các chuẩn chỉnh mực về làm chủ văn phòng. halfpeeledapple.com giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giá cả và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ cải thiện năng suất lao động mang lại nhân sự thao tác tại doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn thực hiện excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả. Đây là cách thức được không hề ít người áp dụng tuy nhiên tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các phương án văn phòng năng lượng điện tử để về tối ưu thời hạn và nâng cao độ chính xác, kết quả của công tác cai quản tài liệu về thọ dài.

Quý doanh nghiệp bắt buộc thêm thông tin về giải pháp văn phòng và công sở điện tử halfpeeledapple.com của ThaisonSoft, vui lòng contact theo tin tức dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN