HƯỚNG DẪN TRỘN VĂN BẢN TRONG WORD 2010

Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học viên để mang đến họp phụ huynh, nếu khách hàng gõ bằng tay thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để gia công việc đó? Tôi

Do vậy, thực hiện được công cụ phương pháp trộn thư vào word 2010 để giúp bạn máu kiệm hàng trăm ngàn giờ thao tác thay bởi vì làm bằng tay như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bạn dạng như: nhờ cất hộ bảng lương sản phẩm tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn…. Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 tệp tin tài liệu sau: - Văn bạn dạng gốc: câu chữ văn bản đã được soạn thảo sẵn và vứt trống các thông tin buộc phải điền Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, ko trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên fan nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, năng lượng điện thoại, tháng ngày năm sinh…. – dữ liệu gốc: thông tin dữ liệu cho từng cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống vào văn bản đã được soạn sẵn, và tài liệu gốc này thường được trình diễn dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.

Chọn thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard

*

Tiếp theo, tiến hành lần lượt theo quá trình sau:

*
*

Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list, chọn Customize Columns

*

Tại hành lang cửa số Customize Address List, ta gồm thể đổi khác một số dữ liệu

· Add: Thêm trường

· Delete: Xóa các trường tất cả sẵn

· Rename: Đổi thương hiệu trường gồm sẵn

*

Sau đó chúng ta điền thông tin cơ bản, ví như sau:

*

· New Entry: Thêm dòng mới

· Delete Entry: Xóa dòng

Sau lúc điền chấm dứt thông tin, chọn OK, xuất hiện cửa sổ dưới đây, đặt tên mang lại file rồi chọn Save

*

Sau đó, tại cửa ngõ sổ Mail Merge Recipients, chọn OK

*

Tiếp theo:

*

Chọn More items, xuất hiện thêm bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào những mục đã thiết kế, sau cùng sau khi đã Insert vào địa chỉ đúng, chọn Next: Preview your letters, ví dụ như sau:

*

Cuối cùng, sau khoản thời gian đã chèn hoàn thành như hình trên, ta liên tục chọn Next: Complete the merge

*

Tại thẻ Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa ngõ sổ Merge to New Document > All > OK

*
 
*

Thế là bạn đã sở hữu một loạt những mẫu giấy mời được thiết kế với giống nhau và lại rất nhanh, tiết kiệm tương đối nhiều thời gian.