E-mail verschlüsselung pflicht?

Die DSGVO trat bei der 25. Kann 2018 bei Kraft. Unternehmen zu sein dazu verpflichtet, ihre Vorgaben umzusetzen. Wenn nicht drohen hohe Bußgelder und Abmahnungen aufgrund Mitbewerber. Doch als sieht es in E-Mails aus? Sind sie laut datenschutzgrundverordnung dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails kommen sie verschlüsseln? Was zu sein besser: einer Inhalts- oder einer Transportverschlüsselung? gibt es bedingungen der E-Mail-Verschlüsselung schon rechtliche Klarheit oder zeigen vage Empfehlungen der Datenschutzbehörden?


Inhaltsverzeichnis

1.Ist beyogen auf DSGVO jede E-Mail zu verschlüsseln?

Wie sieht es aus, wenn sie eine briefe mit personenbezogenen antragszahlen versenden? Müssen sie nun jeden E-Mail verschlüsseln? allgemein gesagt gilt, das die DSGVO in Sachen E-Mail-Verkehr no viel neues mit wir bringt. Unternehmen wird schon nach zum Bundesdatenschutzgesetz empfohlen, dass diese E-Mails mit personenbezogenen zahlen verschlüsseln. Einer dahingehende Pflicht bestehen aber nicht.

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Tipp: eine E-Mail-Verschlüsselung zu sein empfehlenswert, dennoch nicht verpflichtend.

Personenbezogene antragszahlen liegen vor, wenn sie in das E-Mail den Namen und die Anschrift ns Empfängers nennen. Dennoch auch ist anders Daten personenbezogen, beispielsweise:

sexuelle Orientierung,ethnische Herkunft,politische Meinung,biometrische Daten,religiöse Überzeugung,Informationen von den Gesundheitszustand.

Verschlüsseln sie eine e-mail mit personenbezogenen scham nicht, gehen sie das androhung ein, dass unterschiedlich Personen ns E-Mail unbefugt mitlesen. Einer nicht verschlüsselte E-Mail zu sein ungefähr deswegen öffentlich wie eine Postkarte. Geheimnisträger wie Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte, Psychologen und Apotheker sollen jede email verschlüsseln, da sie sich sonst risiken aussetzen. Kommen sie dieser Einschätzung gelangt zumindest ns Sächsische Datenschutzbeauftragte andreas Schurig in seinem 8. Tätigkeitsbericht. Er stuft einer fehlende Verschlüsselung by eMails bei solchen situation sogar wie Straftat nach § 203 strafgesetzbuch ein.

Für Unternehmen empfohlen es wir schon das ende naheliegenden Gründen, dass sie Dateien verschlüsseln. Verletzen sie datenschutzrechtliche Vorgaben, müssen sie die Datenschutzbehörden und die beeinflussen Personen innerhalb von 72 Stunden darüber informieren. Versendeten sie die E-Mails verschlüsselt, entfällt ns Meldepflicht gegenüber der betroffen Person. Verschicken sie verschlüsselte E-Mails, ersparen sie sich ns „Schmach“, dass sie Ihre Kunden von eine sogenannt Datenpanne informieren müssen.

2. Sichere E-Mails mit Inhalts- und Transportverschlüsselung

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Sie möchten eine E-Mail mit personenbezogenen scham verschlüsseln? nachher sollten sie die radikale Verschlüsselungsmethoden und ihre Besonderheiten kennen. Am E-Mail-Verschlüsselung gibt es die Transportverschlüsselung und die Inhaltsverschlüsselung.

Transportverschlüsselung: sie schicken einer sichere eMail aufgrund einen „verschlüsselten Tunnel“. Das E-Mail liegt an Absender und Empfänger entschlüsselt vor, oben dem weg ist sie aber unlesbar.

Inhaltsverschlüsselung: das Meta-Informationen das E-Mail, sprich Absender, Empfänger und Betreff, weiterhin lesbar. Ihre restlicher inhalt ist verschlüsselt.

Bei einen Transportverschlüsselung ist das E-Mail nur auf kommen sie Transportweg verschlüsselt. Sie befindet sich vor und nach zum Transport unverschlüsselt an dem Server. Das bayerische Landesamt zum Datenschutzaufsicht (BayLDA) weist deshalb darauf hin, das die TLS-Verschlüsselung ein „notwendiger Baustein“ für ns elektronische basic ist. Sie ist aber kein Ersatz für eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sprich eine Inhaltsverschlüsselung. Um einen bestmöglichen Sicherheitsstandard kommen sie gewährleisten, kombinieren sie am besten beide Verschlüsselungsarten.

Bei ns Inhaltsverschlüsselung ist ns Standardprotokoll OpenPGP für die PGP Verschlüsselung sowie das Protokoll S/MIME gebräuchlich. Groß verbreitet sind sogar die RMS (Microsoft Rights administration Services). Sie eignen sich für das Azure wolke und für den On-Premises-Einsatz. Für das Transportverschlüsselung ist ns Standardprotokoll TLS (Transport great Security) üblich. Dieses ist viele noch darunter dem früheren Namen SSL (Secure Socket Layer) geläufig (SSL-Verschlüsselung).

3. E-Mail-Verschlüsselung von TLS: Worauf müssen sie hier achten?

Sie verschlüsseln von TLS? dann wählen sie eine (eigentlich) sichere Verschlüsselung. Viele Absender denken, dass sie per TLS verschlüsseln: dies trifft aber oftmals überhaupt nicht zu. Und da sie nach ns DSGVO das Verschlüsselung personenbezogener daten nachweisen müssen, gibt das hier Probleme, vgl. Art. 5 I, ii DSGVO:

„Der Verantwortliche zu sein für die Einhaltung von Absatzes i verantwortlich und muss das Einhaltung nachweisen kann („Rechenschaftspflicht“).“

Das bundesamt für Sicherheit in der informationstechnik (BSI) weist da oben hin, dass einer TLS-Verschlüsselung zuerst ab der Version 1.2 zuverlässig ist.

Ältere Versionen sind unsicher und verstoßen deshalb gegen das Datenschutz. Wir empfehlen Ihnen, dass sie die Zertifikate von einem offiziell Trustcenter ausstellen lassen. Ansonsten ist das E-Mail-Sicherheit aufgrund „Man-in-the-Middle“-Angriffe gefährdet.

Ist ns TLS-Zertifikat erst wenn eingerichtet, durchlaufe es zuverlässig. Bei den folgenden Situationen ist die Verschlüsselung nachher aber plötzlich anderer unsicher:

Sie tauschen ns Server aus.Sie oder einer Gegenstelle passen das Konfiguration an.Ein Zertifikat verliert in Gültigkeit.Die Gegenstelle erkennt einen Zertifikat nicht an.

Denken sie daran, dass sie eine TLS-Verschlüsselung richtig konfigurieren müssen. Viel Absender setzen ns Haken bei „Optional TLS“. Die Verschlüsselungssoftware verschlüsselt das E-Mail dann aber nur, wenn dies möglich ist. Andernfalls übermittelt das Software ns E-Mail unverschlüsselt. Stellen sie deshalb unbedingt an „Mandatory TLS“ um. Ns Software versendet das E-Mail dann im Zweifelsfall nicht und informiert sie darüber. Mit einer Secure E-Mail-Gateway setzen sie TLS flächendeckend um. Da drüben hier verschiedene Verschlüsselungsverfahren durchführbarkeit sind, stellt ns Gateway einer verschlüsselte basic sicher.

Das protokoll TLS eignet sich - das ende den in genannten gründen - nicht für einer spontane und wechselnde E-Mail-Kommunikation, zb im B2C-Geschäft. Hier vorstellen sich ganz passwortbasierte Verfahren.

4. Was Schnittstellen sollten sie zur Verschlüsselung einrichten?

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Sie haben eine Transportverschlüsselung heu Inhaltsverschlüsselung eingerichtet? dann sind sie rechtlich in der sicheren Seite. Sie möchten nun eine ganzheitliche Verschlüsselungslösung zum Ihr unternehmen aufbauen? dann richten sie Schnittstellen kommen sie Sicherheitssoftware wie Data Loss avoidance Tools und Virenscannern ein. Das System erforderlich solche Schnittstellen: wenn nicht ist ns Software nicht dazu fähig, den Inhalt das E-Mail-Nachrichten zu scannen. Sogar das Archivsystem benötigt Zugriff an den Klartext, um herum die E-Mails zu indizieren. Verschlüsseln sie auch interne und automatisierte Mails.

5. Welche probleme treten am E-Mail-Verschlüsselung an der praxis auf?

Sie richten einer E-Mail-Verschlüsselung ein und diese funktioniert tadellos? Achten sie darauf, dass sie eine ganzheitliche lösung schaffen. Komplizierte Lösungen taugen no viel; Ihre angestellte vernachlässigen die Umsetzung gerne. Viele angestellte versenden E-Mails über ihr Smartphone: ns Verschlüsselung muss auch hier funktionieren. Das nützt nichts, wenn ns Technik auf dem computer funktioniert, bei der Versand von das Smartphone aber weiterhin die schwäche bestehen. Problematisch wille es, wenn sie ein system nutzen, das nicht sonderlich kompatibel ist.

Tipp: Wählen sie eine Verschlüsselungsmethode, das gängige Plattformen, Server und E-Mail-Clients unterstützt.

Stellen sie die IT-Infrastruktur um, sind sie auch später groß gerüstet. Gängige Lösungen wie PGP und S/MIME erfordern Zertifikate und Schlüssel: zu benötigen sie ein bisschen technisches verstand und einer entsprechende Infrastruktur. Zum KMUs gebot sich eventuell Gateway-Lösungen an. Darüber verschlüsseln und signieren sie E-Mails automatisch und zentral oben dem Server. Weil das KMUs zu sein Gateway-Lösungen aber nur bei Einzelfällen empfehlenswert. Sie sind mit einer hohen Konfigurationsaufwand verbunden. Außerdem schützen E-Mail-Gateways no unbedingt das unternehmensinterne E-Mail-Kommunikation. So müssen sie hier einer weitere lösung implementieren.

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Unternehmen leuchter sich weil Rechtsanwälte und IT-Experten beraten lassen. Denken sie daran, dass sie E-Mails archivieren müssen. Legen sie die E-Mails verschlüsselt ab, finden sie diese zeigen schwer wieder. Ns Suchfunktion erforderlich den Klartext, der in verschlüsselten E-Mails no abrufbar ist. Sollten sie sich für einer Verschlüsselungslösung entscheiden, leuchter diese deshalb auch Schnittstellen für Journal- und Archivsysteme bieten.

6. Sonderfälle: hier lauern DSGVO-Fallen

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Stellen sie bei außerordentlich sensiblen Daten, etwa an Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, einer hohe Geheimhaltung sicher. Es ist obwohl wünschenswert, wenn sie über Schnittstellen Spam, Malware & Co. Erkennen. Allerdings sollten sie vorrangig sicherstellen, das niemand Kenntnis von den E-Mails erlangt. Zu eignet sich einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (Inhaltsverschlüsselung).

Wir haben sie bereits darauf hingewiesen, dass die gewählte Verschlüsselungslösung auch die cloud und mobile Endgeräte als Smartphones und Tablets einbeziehen soll. Aufzeichnen Sie, dass nicht anzeigen Menschen E-Mails versenden. Es gibt Applikationen, das E-Mails automatisch versenden. An diesen E-Mails befinden sich sich gelegentlich personenbezogene Daten, die sie schützen müssen. Besteht aus handelt es sich zum beispiel um automatisierte Rechnungen, Lieferscheine und Lohnabrechnungen. Die meisten Applikationen sind nicht darauf ausgelegt, E-Mails zu verschlüsseln. Teil Anbieter bieten DSGVO-konforme updates an, bei der Software sonstiges Anbieter müssen sie manuell nachbessern.

7. Checkliste

Sie möchten eine E-Mail-Verschlüsselung einrichten? dann beherzigen sie die attache Ratschläge:

einer E-Mail-Verschlüsselung zu sein empfehlenswert, sollten sie personenbezogene daten übermitteln.

einer kombinierte Inhalts- und Transportverschlüsselung bietet einer bestmögliche Verschlüsselung.

Geheimnisträger, die E-Mails unverschlüsselt versenden, gehen besondere Risiken ein.

Die 12 wichtigsten fragen zur DSGVO und post Verschlüsselung

1. DSGVO: Ist einer E-Mail Verschlüsselung Pflicht?

Nach ns DSGVO ist einer E-Mail-Verschlüsselung empfehlenswert, sollten sie personenbezogene zahlen versenden. Es gibt dennoch keine allgemeine Pflicht, ns Ihnen auferlegt, dass sie E-Mails verschlüsseln.

2. Was ist bezüglich der unterschiedlich Endgeräte zu beachten?

Eine Verschlüsselung ist relativ nutzlos, sollte diese nur am Desktop funktionieren. Das Verschlüsselung ich muss für ns konformen DSGVO E-Mail-Versand sogar eine cloud und mobile Endgeräte wie Tablets und smartphone einbinden. Denken sie daran, das manche Programme automatische E-Mails versenden. Die Verschlüsselungslösung sollte immer funktion – egal, welches Endgerät der angestellte einsetzt.

3. Was bedeuten Optional TLS?

Wenn sie die funktion „Optional TLS“ aktivieren, verschlüsselt das Software die E-Mail nur, wenn dies technisch durchführbarkeit ist. Das weg im Endeffekt: ns Software versendet ns E-Mail häufig unverschlüsselt. Wählen sie deshalb besser die auswahl „Mandatory TLS“.

4. Was müssen sie hinsichtlich von Empfängers bedenken?

Wählen sie für einer E-Mail einer Verschlüsselung, das mit möglichst vielen Plattformen und Betriebssystemen kompatibel ist. Zu stellen sie sicher, das der Empfänger ns E-Mail diese sogar tatsächlich öffnen kann.

5. Welche art von Verschlüsselung zu sein empfehlenswert?

Es gibt die Inhaltsverschlüsselung und das Transportverschlüsselung. Bei der Transportverschlüsselung verschlüsseln sie die postwahlwirren während von Versand, an Absender und Empfänger liegt das E-Mail in dem Klartext vor. Am Inhaltsverschlüsselung ist ns gesamte inhalt verschlüsselt. Die Transportverschlüsselung genug zumeist aus. In besonders sensiblen zahlen sollten sie zusätzlich eine Inhaltsverschlüsselung implementieren.

6. Müssen sie die interne basic mit einer Schlüssel sichern?

Die DSGVO empfiehlt, dass sie den gesamte Transportweg ns E-Mail verschlüsseln. Darunter fällt innerhalb Zweifelsfall auch die interne Kommunikation. Deshalb sollten sie auch dies verschlüsseln.

7. Welche konkreten Neuerungen bringen die DSGVO mit sich?

Das Bundesdatenschutzgesetz empfiehlt, dass sie E-Mails mit personenbezogenen antragszahlen verschlüsseln. Die DSGVO bringt deshalb nicht sonderlich viel Neues mit sich.

8. Wie wirkt sich einer Verschlüsselung in die Suchfunktion aus?

Verschlüsseln sie eine E-Mail, kann dieser Vorgang die Suchfunktion beeinträchtigen. Ns Suchfunktion benötigt den Klartext von E-Mails – ansonsten funktioniert diese nicht. Wählen sie deshalb eine Verschlüsselungslösung, das die Suchfunktion einbezieht.

9. Ist einer Verschlüsselung in einer Datenpanne vorteilhaft?

Ja, in der Tat. Nach einer Datenpanne müssen sie die Datenschutzbehörden und die betroffen Personen nach spätestens 72 Stunden von den vorfall informieren. Zu sein die betroffene E-Mail verschlüsselt, entfällt das Meldepflicht gegenüber der betroffen Person.

10. Was Standardprotokolle zu sein üblich?

Wir vorstellen Ihnen in einer Inhaltsverschlüsselung, dass sie die Standardprotokolle S/MIME und OpenPGP sowie ns Microsoft rights Management service (RMS) einsetzen. Am Transportverschlüsselung ist ns Standardprotokoll TLS (ehemals SSL) gebräuchlich.

11. Wie sieht das mit Sicherheitsmaßnahmen aus?

Denken sie daran, dass Virenscanner nicht in verschlüsselte E-Mails zugreifen können. Richten sie deshalb Schnittstellen für dein Sicherheitssoftware ein.

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12. Wie wirkt sich das Verschlüsselung in mein Archivsystem aus?

Die Suchfunktion ist an verschlüsselten E-Mails sinnlos, da sie den Klartext das E-Mails benötigt. Achten sie darauf, dass sie eine Verschlüsselungslösung wählen, das einen Zugriff in das Archivsystem gewährt.