Cách Trộn 2 Thư Trong 1 Trang Giấy

Trộn các thứ trong và một trang giấy là thiên tài cực hữu dụng của Microsoft Word. Tín đồ dùng hoàn toàn có thể sử dụng bản lĩnh này để tạo ra cùng lúc những thư có cùng văn bản nhưng khác tại 1 vài chi tiết nhất định. Nhờ đó, việc soạn thảo văn bản, in ấn sẽ lập cập và tiết kiệm giấy hơn khôn xiết nhiều. Vào phạm vi nội dung bài viết sau, https://halfpeeledapple.com xin chia sẻ cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bằng Microsoft Word, mời bạn tham khảo nhé!

Chức năng trộn thư là gì?

Trước lúc đi vào cụ thể cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, họ hãy cùng nhìn qua đôi điều về chức năng trộn thư này. Trộn thư hay nói một cách khác là Mail Merge-là 1 trong những tác dụng soạn thảo văn bản trong Microsoft Word.

Bạn đang xem: Cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Cụ thể, tác dụng Mail Merge thường xuyên được áp dụng khi biên soạn thảo thư mời, thích hợp đồng, tem phiếu,…những nhiều loại văn bạn dạng có và một nội dung chính và khác nhau ở một số vị trí tin tức chi tiết. Ví dụ như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…

Dựa vào đặc điểm này, để thực hiện Mail Merge trước hết họ cần sẵn sàng sẵn phần ngôn từ cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu cho từng vị trí tùy biến. Nguồn dữ liệu thường được trình bày dưới dạng danh sách trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table vào Word hay ngẫu nhiên văn phiên bản nào có cấu tạo phân nhiều loại rõ ràng.

Để dễ dàng hình dung, halfpeeledapple.com sẽ giới thiệu một ví dụ ví dụ như sau. Ta có một danh sách Quân nhân buộc phải làm sổ khám dịch được lưu dưới dạng bảng tính Excel. Yêu ước từ nguồn tài liệu này, bọn họ nhập tin tức vào tệp tin Word để in sổ đi khám sức khỏe. Giả dụ nhập bằng tay thủ công từng chúng ta tên, cấp bậc,…sẽ tốn tương đối nhiều thời gian công sức. Vì đó, họ cần sử dụng thiên tài trộn thư để thực hiện yêu ước này một cách nhanh lẹ và đúng mực nhất.

*
Yêu ước nhập thông tin từ bảng dữ liệu Excel bao gồm sẵn sang Word

Hướng dẫn cách trộn 2 thư trong một trang giấy

Để bắt đầu thực hiện tại cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, ta triển khai từng bước theo phía dẫn sau đây:

Bước 1: sẵn sàng bảng dữ liệu

Để quá trình trộn thư không bị lỗi, chúng ta cần đảm bảo an toàn phần tiêu đề trên cũng của bảng tài liệu phải khớp với tin tức cần nhập bên file Word. Nếu bên trên bảng dữ liệu có phần ngôn từ không liên quan, chúng ta cần thực hiện thao tác làm việc xóa cho chỗ đó đi

*
Xóa cho phần tiêu đề không cần thiết trên đầu

Bước 2: sẵn sàng phần câu chữ file Word

Như đã trình làng ở trên, bạn cũng có thể thấy phần ngôn từ cần thực hiện là Sổ khám sức mạnh với những mục họ tên, cấp bậc, Chức vụ, Đơn vị, team máu. Mặc dù kích thước bé dại như vậy để in bên trên nền khung giấy A4 đã gây tiêu tốn lãng phí rất lớn. Vày đó, họ cần tiến hành thêm một bước kiểm soát và điều chỉnh sao cho mỗi trang giấy A4 sẽ sở hữu được ít độc nhất vô nhị từ 4-8 ngôn từ tương tự.

Lưu ý, việc điều chỉnh này sẽ tùy ở trong vào kích thước, độ nhiều năm của văn bản. Nếu văn bản của bạn là hòa hợp đồng, thư mời thừa nhận việc,…bạn rất có thể bỏ qua bước này và thực hiện tiếp lí giải cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bên dưới.

Xem thêm:

Để triển khai nhân những nội dung thuộc lúc, chúng ta copy phần ngôn từ này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > chọn mục Labels > nhấn chọn nút New Label. Xuất hiện thêm cửa sổ Label Detail, bạn tùy chỉnh thiết lập các thông số theo hình sau đây và chọn OK

*
Thiết lập các thông số

Tiếp theo, các bạn dán phần câu chữ đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên > nhấn lựa chọn nút Update Labels vào thẻ Mailing để thực hiện nhân những nhãn khác bao gồm nội dung như thể nhau trên cùng trang giấy.

*
Chọn nút Update Labels để nhân thêm nhiều nhãn khác cùng nội dung

Bước 3: triển khai liên kết tin tức từ bảng tài liệu sang ngôn từ văn bản.

Cũng vào thẻ Mailing, bạn chọn Select Recipients > lựa chọn Use Existing danh sách > chọn file Excel đựng bảng dữ liệu bọn họ cần liên kết

*
Use Existing List" width="640" height="427" srcset="https://halfpeeledapple.com/cach-tron-2-thu-trong-1-trang-giay/imager_5_30062_700.jpg 640w, https://halfpeeledapple.com/wp-content/uploads/2020/05/Chon-Select-Recipients-Use-Existing-List-300x200.jpg 300w" sizes="(max-width: 640px) 100vw, 640px" />Chọn Select Recipients > Use Existing List

Tiếp theo trên vị trí phải điền tin tức trên nhãn trước tiên của file Word, chúng ta chọn Insert Merge Field và lựa chọn phần nội dung tương ứng ( lấy ví dụ như Họ với tên)

*
Tiến hành link từng nội dung cho nhãn đầu tiên

Bạn thực hiện tương tự cho những thông tin bên dưới. Sau khoản thời gian chọn chấm dứt cho nhãn đầu tiên, các bạn cũng bấm vào nút Update Labels để nhập thông tin cho những nhãn tiếp sau một cách nhanh lẹ mà chưa phải lặp lại các làm việc như trên.

*
Chọn nút Update Labels để nhân thêm nội dung cho các nhãn tiếp theo

Cuối cùng, để kiểm soát kết quả, ta nhấn vào nút Preview Results. Nếu tiến hành theo đúng lí giải cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy như trên, bạn sẽ thấy nghỉ ngơi mỗi mục của từng nhãn đang hiển thị các thông tin khớp ứng với bảng dữ liệu và không còn bị trùng lặp.

*
Xem lại hiệu quả sau khi thực hiện hoàn thành cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Để giúp chúng ta hiểu rõ hơn, xin mời tìm hiểu thêm ngay clip mà shop chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Như vậy, halfpeeledapple.com vừa hướng dẫn xong xuôi cách trộn 2 thư trong một trang giấy. Hi vọng với những thao tác đơn giản như trên để giúp đỡ ích cho câu hỏi soạn thảo văn bạn dạng của các bạn được gấp rút và đúng đắn nhất. Chúc bạn thành công!